background

Soru Cevap

Kurumsallaşmadan büyümek istiyorum. Ne yapmalıyım?

GİRİŞİMCİ SORUSU: Kurumsallaşmadan büyümek istiyorum. Ne yapmalıyım?

KOBİ GURUSU: Öncelikle kurumsallaşma kavramını netleştirmek gerekmektedir. Ülkemizde KOBİ’ler söz konusu olduğunda kurumsallaşma ifadesi, örgüt ve sistem oluşturmak, profesyonel yöneticilerle çalışmak ve yetki devri (delegasyonu) anlamında kullanılmaktadır. Bu yazıda yerleşik tanıma bağlı kalınarak özellikle yetki devri konusu değerlendirilecektir . Bu nedenle Girişimci sorusunu şu şekilde yorumlamak uygun olacaktır: “Büyüme sürecinde ne zaman ve nasıl yetki devri yapmalıyım? Büyüme sürecini nerede durdurmalıyım?”


1. Büyüme sürecinde ne zaman ve nasıl yetki devri yapmalıyım?
Yetki devrine neden ihtiyaç duyulur?
KOBİ’lerin büyüme sürecini üç eksende ele almak mümkündür:

  1. Çalışan sayısının artması
  2. Coğrafi genişleme (yeni pazarlar ve bölgeler)
  3. Fonksiyonel genişleme (yeni ürün, yeni teknoloji, yeni sistem vb.)



Bu gelişme eksenlerinde ne zaman yetki devri gerekeceğine ilişkin standart ölçütler belirlemek mümkün değildir (örneğin, çalışan sayısı 50 olunca İK departmanı kurulur gibi). Çünkü bu ölçütler firma sahibinin eğitimi, yönetim deneyimi ve kişisel özelliklerine veya işletmenin içinde bulunduğu sektörün özelliklerine bağlı olarak bir firmadan diğerine farklılık gösterecektir. Bu büyüme aşamalarında firma sahibinin bilgi, beceri ve yetenek sınırlarının aşılması veya firma sahibinin yorulması ya da kendisine daha çok zaman ayırmak istemesi gibi nedenler de yetki devri için itici güç oluşturur.

Yetki devri, firma sahibini mikro yönetimden uzaklaştırarak başta zaman olmak üzere sınırlı ve değerli kaynaklarını stratejik alanlara yoğunlaştırmasını sağlayacak ayrıca çalışanların yeteneklerini ortaya koyabilmesine imkân tanıyacaktır. Burada akılda tutulması gereken temel felsefe şudur Patron devrettiği işi yöneticisinden/çalışanından daha iyi yapabilir ve bu bir kayıp olarak görülebilir. Ancak, devredilen işler nedeniyle patronun kazanacağı zaman ve rahatlık işletmenin büyüme sürecinde çok daha faydalı olacaktır. Tek gereksinim yetki sürecinde kontrol ve denetim sisteminin etkin bir şekilde oluşturulmasıdır.


Kimlere yetki devri yapılmalıdır?
Devredilecek görevlerle elemanların sahip olduğu beceri setinin uyumlu olması gerekir. Bu uyumu sağlamak için mevcut elemanlar geliştirilebileceği gibi uygun nitelikte yeni eleman istihdamı da yapılabilir. Büyümenin gerektirdiği insan kaynağı, firmanın stratejik planlarına uygun olarak geliştirilmelidir. Örneğin dış ticarete başlamayı planlayan bir işletme 1-2 yıl öncesinden mevcut personelini eğitmeye başlayabilir veya uygun nitelikteki yeni elemanı istihdam edebilir. Görevlerin delege edilmesinde çalışanların mevcut iş yükü ve çalışma yöntemleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Yeni beceriler kazanma konusunda istekli olan elemanlara öncelik verilebilir. Görevlerin delege edilmesi terfi ettirilmek istenen elemanlar için bir hazırlık ve deneme süresi oluşturabilir. Gerçek hayat deneyimleri göstermiştir ki büyüme mücadelesinde yönetici ihtiyacının karşılanmasında, şirket içinde yetiştirilen nitelikli elemanlardan faydalanmak dışarıdan yönetici transfer etmekten daha etkin bir çözümdür. Bu nedenle büyüyen işletmelerde insan kaynağı önemli yatırım alanları arasındadır.


Yetki devrinde dikkat edilmesi gerek konular
İlk aşama devredilecek görevlerin açık bir şekilde tanımlanması ve anlaşılabilir bir şekilde çalışanlara aktarılmasıdır. Göreve ilişkin ölçülebilir standartlar (performans parametreleri, hedefler, zaman vs.) belirlenmeli, uygulamada geri dönüşüm bilgisi alınarak süreç yakından izlenmelidir. Görevin yapılış biçimi konusunda elemanlara esneklik tanımak ve yaratıcı çözümler üretmelerini teşvik etmek faydalı olacaktır. İyi bir öğrenme ortamı oluşması sağlanmalıdır. Süreç yakından takip edilmeli, gerektiğinde destek sağlanmalı fakat mikro-yönetimden kaçınılmalıdır. Bu süreçte elemanlara gerekli eğitimler sağlanmalıdır.
Delegasyonda önemli bir konu, iki yönlü iletişimin sağlanmasıdır. Sorumluluk sınırlarının iyi çizilmesi ve hesap verme ve şeffaflık konusuna özen göstermek, sürpriz sonuçlarla karşılaşmayı engelleyecektir.


Büyüme sürecini nerede durdurmalıyım?
Aşağıdaki şema bir KOBİ’nin sağlıklı bir biçimde büyüyebilmesi için büyümenin nasıl bir tabana oturması gerektiğini açıklamaktadır. Bu aynı zamanda ülkemizde kullanılan biçimiyle kurumsallaşmanın tabanıdır.
Şemanın içinde yer alan daire firma sahibinin kendi beceri ve yetenekleriyle firmasını büyütebileceği sınırı ifade etmektedir. Dış halkadaki daireler ise büyüme tabanının bileşenleridir.
Yeni kurulan bir işletmeyi yeni kurulan küçük bir futbol takımına benzetecek olursak, iç halkada diğer oyuncularla birlikte oynayan, onlarla bütünleşmiş bir takım kaptanı olduğunu düşünebiliriz. Bu takım büyüyüp daha üst lige geçince takım kaptanının rolü değişecek, kaptan artık bizzat top oynayan kişi değil, strateji ve taktik geliştiren, elemanları yetiştiren ve performanslarını izleyen, nitelikli oyunculardan oluşan bir takım kurmaya çalışan kişi (koç) olacaktır.

Firma Sahipleri


Benzer şekilde KOBİ sahibi, işletme yeni kurulduğu zaman üretimden pazarlamaya ve satışa kadar gündelik faaliyetlerde yer alırken diğer taraftan planlama, kontrol, finansman yönetimi ve insan kaynakları yönetimi konularında tüm sorumluluğu üstlenir. KOBİ büyürken firma sahibinin zamanı, yetenek sınırları aşılırsa veya yorgunluk ve diğer kişisel sebeplerle bazı yetkileri devretmek, bazı görevler için profesyonel yönetici çalıştırmak, ara yönetim kademeleri oluşturmak, örgüt yapısını geliştirmek yönünde ihtiyaçlar doğacaktır. Yetkilerin etkin biçimde devredilebilmesi için iş tanımlarının yapılmış olması, kontrol sistemlerinin çalışır olması ve nitelikli insan kaynağının sağlanmış olması gerekir. Böylece Firma sahibi stratejik konulara daha çok zaman ayırabilecek, orta ve uzun vadeli planlar yapabilecek, işletmeye hem kısa hem de orta ve uzun vadeli bakış açısıyla bakabilecektir. Diğer ifadeyle oyuncu olmaktan çıkıp “koç” olacaktır.
Firma sahibi iç dairenin çeperlerini kırıp dış halkadaki tabanı oluşturamayacaksa bulunduğu büyüklükte bir süre daha kalması uygun olabilir. Son söz: “patronun sınırları ile zorlanan bir işletme, kontrolsüz yetki devri yapan bir KOBİ’ye tercih edilmelidir.”