background

Soru Cevap

ANADOLUBANK KOBİ GURUSU SORU-CEVAP SAYFASI

GİRİŞİMCİ SORUSU: Yatırımlarım baştaki plandan daha uzun sürüyor, daha pahalıya bitiyor. Nerelerde hata yapıyorum?
KOBİ GURUSU:



Yatırım projeleri belki de KOBİ’ler için en kritik çalışmalardan biridir. Doğru ve zamanında yapılmış bir yatırım KOBİ’ye Pazar, ciro, kârlılık vb. artışı sağlayabileceği gibi tam tersine yanlış, zamansız ve pazarı mevcut olmayan bir yatırım firmayı rahatlıkla uçuruma sürükleyebilir.
Bu sebeple yatırım projesi süresince niye? neden? nasıl? sorularını sormak yerine proje öncesinde detay çalışmaya başlayarak sistematik bir proje yönetim yaklaşımının kullanılması zorunludur. Ne kadar deneyimli olunursa olunsun her şeye hâkim olmak olası değildir. Bunu sadece ülkemiz değil tüm dünya ve sadece KOBİ’ler değil tüm firmalar acı deneyimlerle yaşamıştır. Dünyadaki en önemli Proje Yönetim organizasyonu olarak kabul edilen PMI (Proje Yönetim Enstitüsü) yaptığı proje başarım istatistiğinde tüm sektörler dikkate alınarak proje başarısızlığı %74 olarak bulunmuştur. Benzer şekilde uluslararası araştırma kuruluşu olan Gallup firmasının Proje Başarım İstatistiğine göre planlananın 0’ünü tamamlayan proje yüzdesi %2,5 olarak deklare edilmiştir. Bu veri bize şunu göstermektedir: Projeler başarısız olma eğilimindedir. Durum böyleyken yetersiz planlama ve özensiz proje takibinin sonucunun vahim olacağı açıktır. Peki, bu durumda ne yapmalıyız? Yatırım projeleri iki aşamada ele alınmalıdır. Proje öncesi çalışmalar ve Proje süresince yapılacak çalışmalar.
Her şeyden önce yatırımın yapılıp yapılmaması kararı çok çok önemlidir. Proje öncesi analiz; yatırım kararının alınması için projenin teknik, ticari, finansal, ekonomik ve sosyal açılardan analizidir. Proje analizinin ilk ve temel koşulu, projenin bilimsel temellere dayalı olarak hazırlanması, değerlendirilmesi ve kaynakların en verimli biçimde kullanılması suretiyle projenin performansını arttırmaktır. Bir proje ne kadar çok ve iyi bir biçimde analiz edilirse performansı da o ölçüde yüksek olmaktadır.
Bu analiz büyüklüğüne ve önemine göre Ön-Fizibilite veya Fizibilite şeklinde olmaktadır. Bu çerçevede aşağıda listelenen analizlerin tümü veya önemli olduğu değerlendirilenler seçilerek gerçekleştirilmektedir.



  1. Projenin Teknik Analizi
  2. Projenin Ticari, Ekonomik ve Sosyal Analizi
    1. İndirgeme oranı
    2. Net Bugünkü Değer (NBD)
    3. İç Kârlılık Oranı (İKO)
    4. Yarar/Maliyet Oranı (Y/M)
    5. Ortalama Karlılık Oranı
    6. Geri Ödeme Süresi
    7. Başa baş Noktası Analizi

  3. Projenin Diğer Ekonomik ve Sosyal Analizleri
    1. Katma değer, İstihdam, Gelir dağılımı, Tüketiciye yarar, Bölgesel gelişme, Döviz kazancı, Kamu finansmanı, Atıl kapasite etkileri

  4. Projenin Finansal Analizi
    1. Finansal Tabloların Analizi
    2. Finansal Kaynakların Analizi
    3. Finansal Oranların Analizi

  5. Projenin Maliyet ve Etkinlik Analizi
  6. Projenin Kurumsal Analizi
  7. Projenin Çevresel Etki Analizi
  8. Pazar Analizleri
    1. İlk yarar maliyet analizi (satışlar/hacim, mevcut ürün etkisi vb.)
    2. Rekabet konum/tepki

  9. Teknik Analizler
    1. Ön ürün/süreç şartnamesi, Teknik yapılabilirlik & risk analizleri
    2. Patent konusu, Alternatif teknolojiler/opsiyonlar (Ortak girişim, lisans vb.)

  10. Üretim Analizleri
    1. Olası üretim yeri(leri), Mevcut süreçlerle uyum
    2. Mevcut kapasiteye etki, Lojistik (Ham madde -> teslimat)

  11. Mali Analizler
    1. Geliştirme maliyetleri, Yatırım maliyetleri
    2. Ürün/Süreç maliyetleri, Üretim maliyeti, Ortalama fiyat/kâr



Amaç, finansman ve altyapıya uyumlu ve doğru seçilmiş yatırımları yapmaktır. Yararlı mı? Kârlı mı? Gerekli mi? Öngörüler doğru mu? Bir proje başlamadan önce ne kadar çok ve iyi bir biçimde analiz edilirse performansı da o ölçüde yüksek, proje yönetimi o ölçüde kolay olmaktadır!
Analizi gerçekleştirdik ve yatırıma yapmaya karar verdikten sonra yapılması gereken projenin ayrıntılarıyla planlanması ve planın uygulanmasıdır. Sadece planlamak yetmez, plana uyulup uyulmadığının yakın takibi de gerekmektedir. Bu sürece Proje Yönetim Sistematiği denilmektedir.
Beklenmeyen problemler projenizi sonlandırabilir (düzeltmek için zaman kalmadı ve/veya düzeltmek için para kalmadı). Gereksinimleri anlamak, analiz etmek ve olası çözümleri doğru bir şekilde tasarlamak sonuçta bize büyük bir zaman ve maliyet kazandırır. Planlama için harcanan zaman çoğunlukla kayıp sayılır ve insanlar hemen projeye başlamak isterler. Oysa iyi bir planlama, sonraki süreçlerde yaşanabilecek sıkıntıları en aza indirir.
Proje ekibi, ne, nasıl, kimin tarafından, hangi sırada, kaça ve ne zaman sorularının cevaplanmasına gereksinim duyar. Sistematik planlama süreci bu sorulara aşağıda listelenen basamaklar çerçevesinde cevap verir:



Ne, kaça ve ne zaman? Proje amaçlarını, proje kapsamını ve sistem gereksinimlerini tanımla. Bu, proje çıktılarını, uç ürünleri ve diğer gerekli sonuçlarla birlikte zaman, maliyet ve performans hedeflerini de belirler. Kapsam ve gereksinimler ayrıca projenin sonunda başarım kıstaslarını da içermektedir.
Nasıl? Amaçları ve gereksinimleri yerine getirmek için gerekli etkinlikleri ve görevleri / faaliyetleri tanımla. Etkinlikler, öngörülen uç ürün veya çıktıya ulaşmak için planlama, kontrol ve proje yönetimi dâhil gerekli her şeyi içermelidir.
Kim? İşi yönetecek ve yürütecek proje organizasyonunu oluştur. Bu projeye katılacak bölümlerin, alt yüklenicilerin ve yöneticilerin tanımlanması ve sorumluluklarının belirlenmesini kapsamaktadır.
Ne zaman, hangi sırada? Kritik tarihleri de (deadline – milestone) içerecek şekilde görev ve etkinliklerin zamanlamasını gösteren bir zaman planı hazırla.
Kaça ve ne zaman? Proje zaman planına uygun olacak şekilde bir bütçe ve hem maliyeti hem de diğer kaynakları destekleyecek bir kaynak planı hazırla.
Ne kadar iyi? Projeyi izleyebilmek ve projedeki performansı gözden geçirmek ve kontrol etmek amacıyla bir plan hazırla ve böylelikle zaman planının, bütçenin ve kullanıcı ve sistem gereksinimlerinin uygunluğundan emin ol.
Tekrarla: Kaça, Ne zaman ve Ne kadar iyi? Gerekli olduğunda projeyi sonuçlandırabilmek için son bilgilerle, mevcut proje gelişimiyle ve güncellenmiş zaman ve maliyet tahminleriyle planı gözden geçir ve gerekli yenilemeyi yap.



Bu sorulara cevap bulabilmek ve uygulamaları takip edebilmek için proje yönetim sistematiği geliştirilmiştir. Bu sistematik bilinmedik şeyleri söylememektedir, aslında bilindik şeyleri hatırlatarak bunları planlayın, yönetin, takip edin ve bir şey atlamayın mesajı vermektedir. TSE ISO 21500-2012 Proje Yönetim standardında da belirtildiği üzere; Proje Yönetim Sistematiğine göre aşağıdaki bilgi alanlarının planlanması ve izlenmesi gerekmektedir:

  1. Proje Entegrasyon / Bütünleme (Integration) Yönetimi
  2. Proje Kapsam (Scope) Yönetimi
  3. Proje Zaman (Time) Yönetimi
  4. Proje Maliyet (Cost) Yönetimi
  5. Proje Kalite (Quality) Yönetimi
  6. Proje İnsan Kaynakları (Human Resources) Yönetimi
  7. Proje İletişim (Communications) Yönetimi
  8. Proje Risk (Risk) Yönetimi
  9. Proje Tedarik (Procurement) Yönetimi
  10. Proje Paydaş (Stakeholder) Yönetimi



Proje yönetim, bu bilgi alanlarının planlanmasını ve takibini zorunlu tutmaktadır. Ancak bunu yaparken kullanılacak analitik yöntemler konusunda ısrarcı değildir. Proje yöneticisi kendi en rahat olduğu yöntemi kullanmakta özgürdür. Bu anlamda çok sayıda analitik yöntem olduğu gibi çok sayıda yazılım da bulunmaktadır. Ancak yazılım kullanmak zorunlu değildir.

Proje Yönetim:

  1. Önünüzü görmenizi ve hazırlıklı olmanızı sağlar.
  2. Sistemli ve mantıklı düşünmenizi sağlar.
  3. İlk defa yaptığınız projelerde dahi, çekincelerinizi azaltmanızı ve yönünüzü doğru belirlemenizi sağlar.
  4. Hedefleri belirleme ve ulaşmada kolaylık sağlar.
  5. Mevcut kaynaklarınızı etkin kullanmanızı sağlar.
  6. Zaman yükümlülüklerinizi tutturmanızı ve kontrolünü sağlar.
  7. Sırayla izleme ve kontrol olanağı sağlar.
  8. Problemleri erken fark etmenizi sağlar.
  9. Aktivite temelli maliyetleri görmenize olanak sağlar.
  10. İşleri atlama riskinizi azaltır.
  11. Fazladan iş yapmayı ve para harcamayı engeller.
  12. İşleri zamanında ve bütçesinde tamamlama şansı artar.
  13. Kimin ne işi yapacağını ve yaptığını takip etme şansı sağlar.

Çoğunlukla KOBİ’lerde patronun kafasında planlanan yatırım projelerinde izlenen yaşam sürecine bakıldığında aşağıdaki şemaya benzeyen bir döngü ile karşılaşılır:

KOBİ’lerde yürütülen projelere bakıldığında genellikle planlamanın sistematik olmaktan uzak ve yetersiz olduğu, proje süresince yapılan izleme ve kontrolün ise istenmeyen olaylar başımıza gelince çözüm üretmeye uğraşmak şeklinde ortaya çıktığı rahatlıkla görülmektedir. Oysa proje yönetiminin amacı farkına varmak ve tepki göstermek değil, kestirmek (öngörmek) ve gerçekleşmeden önlemektir.

Planlama çoğunlukla zaman tüketen bir angarya olarak görülmekte ve yetersiz bir planlamayla hızlıca projelere dalınmaktadır. Oysa planlama asla bir zaman kaybı değildir. Dünyaca tanınmış proje yönetim gurularından biri olan Crawford Greenwalt planlamanın önemini şu sözüyle vurgulamaktadır: “Planlamada harcanan her an uygulamadaki üç dört anı harcanmaktan kurtarır.”

Proje Yönetim sistematiğine başta direnen pek çok kişi sistematiği uyguladıkça kendini daha güvende hissederek sistematiği sahiplenmişlerdir. Bazen en başta düşünülmemiş çok basit şeyler daha sonra ciddi problemler yaratabilmektedir. Oysa proje yönetim sistematiği uygulandıkça angarya olmaktan çıkıp bir hayat tarzı haline gelmektedir. Proje yönetimi aslında projeciler için bir sigortadır. Önceden ciddi bir plan yapmak ve o yapılan planı ciddi olarak izleyerek kontrol etmek, olası birçok sıkıntıyı önleyecektir.

Kısaca; proje yönetimi asla bir angarya değildir. Proje yönetimi daha çok değil, daha akıllı ve sistemli çalışmaktır!